management de l equipe

[jkz1]

je suis jeune secretaire de mairie et j ai 2 collegue plus vieux qui bosse depuis plus lgtps que moi en mairie
je ne pense pas aller assez vers eux, je les laisse fair el aplupart du tps leur "job".
Quel conseil pouvez vous me donner?
Allez vous vers vos collegues subalternes?
Merci pour vos remarques

[TENESSEE 57]

en ce qui me concerne, la réponse est claire : EVIDEMMENT, tu dois aller vers eux ! ils ont l'expérience et tu as tout à apprendre !
bon courage

[jkz1]

merci
le souci n est pas d aller vers ux pour apprendre mais plutot aller vers eux pour leur dire ce qu ils doivent faire. J'ai du mal, est ce necessaire a mon niveau?
Quelle est votre attitude pour ceux qui sont dans ma position?
Merci

[fée.filante]

Bonjour,

La question que vous posez est avant tout organisationnelle. En tant que sécrétaire de Maire, vous êtes tenus de piloter ce que fait cette équipe. Puisque vous pilotez, vous devez mener, guider, vérifier, contrôler ce que font ces personnes.
Le seul conseil à vous donner, c'est de ne pas vous positionner en tant que "chef" mais plutôt de présenter les choses par rapport au fait que vous etes jeunes, vous avez beaucoup de choses à apprendre d'eux. Vous leur apporterez surement des méthodes de travail différentes mais que votre but n'est pas de révolutionner mais de s'adapter tout en améliorant à leurs modes de fonctionnement.
Donc oui vous devez aller vers eux, oui en tant que secrétaire de mairie c'est à vous de leur dire ce qu'ils doivent faire mais attention, ils savent ce qu'ils doivent faire !!! il s'agit juste de les orienter par rapport aux objectifs fixés.
Je ne sais pas si jesuis claire dans l'idée que je veux exprimer.

Bonne journée

[pat26]

Pourquoi ne pas formaliser un créneau dans la semaine où vous faites le point sur leur activité, les dossiers en cours etc... Ce serait un pretexte à l'échange qui démontrerait votre intérêt et qui vous permettrait d'avoir un oeil sur leur travail pour apprendre d'eux et faire votre travail de "contrôle" en même temps.

[Ester77]

Bonjour,

Je suis d'accord avec Pat26, il est très important de se positionner en tant que responsable coordinateur, c'est votre rôle et rien ne vaut l'échange par des réunions hebdo.

Je suppose que vous venez de prendre vos fonctions et donc n'oubliez pas que vous allez devoir noter vos collègues au dernier trimestre de cette année, et donc je suggèrerais de réaliser rapidement un petit entretien personnel avec chacun pour recadrer les objectifs par rapport à l'année passée. Cela vous permettra de les connaître mieux, de recevoir et de donner tant humainement que professionnellement.

Prenez connaissance de leur cursus et des dernières fiches de notation avant l'entretien personnel. Vous intéresser à leur personne et leurs conditions d'exercice de mission augurera d'un dialogue constructif et satisfaisant pour exercer votre rôle de contrôleur par la suite.

Bon courage et bravo pour votre nomination.

[marie la Lyonnaise]

Bonsoir

Bien, bien, bien...en temps justement que jeune vieille routière FPT, je suggère déjà une formation management. Déjà je reconnais les symptomes : "subalterne" "rien à apprendre" : attention, nous sommes en équipe.

En formation management le BA.BA est :
- prenez du temps pour comprendre comment fonctionne votre équipe, son travail et surtout les individualités : comprendre les forces et faiblesses en présence et définir les marges de progression (oui il y a des dossiers urgents mais rien n'est plus urgent que de définir les forces à votre disposition : quel gain de temps pour la suite)
- nous sommes une équipe : il n'est pas demandé au chef de tout savoir mais de bien utiliser le savoir mis à sa disposition : c'est cette subtilité qui fait un bon chef : il n y a pas de subalterne car croyez moi le jour où les petites mains ne seront plus.....carnage assuré !
- s'assurer d'être toujours bien compris : ne pas hésiter à reformuler ou à faire reformuler pour vous assurer que vous avez bien été compris
- le discours positif : vous êtes chef en conséquence chaque mot, chaque phrase a une portée décuplée : il est important de ne pas blesser inutilement, ou de laisser l'incompréhension s'installer.

Vigilence, j'avoue que je ne suis pas (vraiment pas) receptive à ses mots : bien sur que si nous avons TOUS encore tellement à apprendre, l'être humain est tellement surprenant et merveilleux.

Bien sur je manque d'objectivité : j'ai vu de prêt un jeune CHEF CHEF qui a refusé le savoir de son équipe, la trouvait vieille (34 et 35 ans) sous diplomée, car lui avait un Masterrrrrrr , il n'avait absolument rien à apprendre d"elle, 14 ans de carrière et alors....une vieille chose avec de mauvaises habitudes : j'exagère (à peine)....
Résultat : en avant guigamp (et l'OL ), il ne fait plus partie de la FPT, droit dans le mur !

Il est impératif d'apprendre à connaitre votre équipe, de rester humble et à l'écoute : il y a une place pour tous : chef et collaborateurs, jeunes, moins jeunes et séniors, cadres et exécutants : une place pour chaque personne, une personne pour chaque place et la FPT en sortira grandie

Bien sur c'est mon analyse et elle n'engage que moi

Nous avons tous des marges de progression mais il me semble qu'un changement de sémantique s'impose (je trouve le mot "subalterne" hideux, moche, désagréable : collaborateur c'est tellement plus positif, le choix des mots c'est très important)

Je vous souhaite la bienvenue dans la FPT, vous verrez c'est un monde complexe et captivant surtout sur votre poste.

Cordialement

[jkz1]

merci
autre chose : avouez que c'est compliqué de se situer par rapport aux élus. C'est svt eux qui donnent la marche a suivre (pour le bulletin par exemple)
Comment donner des objectifs derriere leur passage?

[Ester77]

Oullà... le conseil de Marie s'avère judicieux.... il faut demander une formation de management en urgence !

Les élus donnent effectivement les orientations politiques et les responsables ont comme mission de trouver les solutions administratives pour les mettre en oeuvre et donc ils donnent des consignes de travail à leurs collaborateurs (et non subalternes nous sommes d'accord !) en termes d'application de procédures, de textes, de méthodologie éventuellement, tout en exerçant le contrôle et la restitution auprès de l'élu lors de réunions de travail, de rapports de synthèses, d'analyses, tableaux de bord etc....

(descriptif ohhhhhh combien succinct ... je n'ai pas beaucoup de temps ce soir... pardon ! )

[marie la Lyonnaise]

Bonsoir

Effectivement les choses sont claires : les élus décident et les fonctionnaires exécutent. Dans les faits dans les petites communes il est limpide que les élus se substituent régulièrement au chef de service. Et c'est là la lourde tache du Secrétaire de Mairie ou DGS de trouver le bon dosage pour protéger ses agents.

Atention dans votre exemple, c'est une évidence : le bulletin Muncipal est en soi un acte politique, c'est un outil de communication et franchement c'est évident que les élus sont directifs (m'enfin c'est pas pour rien que les Dircab et Dircomm sont sur des emplois fonctionnels liés directement au politique)
vous prenez comme exemple le seul domaine, la comm ou c'est une évidence, je dirai même plus "bien sur que les élus sont directifs" .

Votre rôle c'est de vous assurer de la conformité juridique, vous êtes le garant du respect des règles juridiques, le garant du lien entre les décisions de l'exécutif et donc de la bonne exécution de ces dernières, le ien entre les élus et les fonctionnaires, la garant de la protection due aux fonctionnaires,etc....
C'est un poste à lourdes responsabilités, ultra polyvalent qui ouvre par la suite de nombreuses portes :

Mais attention c'est justement parce que c'est ultra polyvalent qu'il faut rester humble, comme j'aime à le dire en marchés publics, le doute est notre meilleur ami, c'est un reflexe sain que de rechercher les infos, se remettre en question et surtout ne pas se reposer sur son socle de connaissance, en matière juridique, RH, Finances, Urba : tout va vite, un jugement TA, un nouveau Décret et pffffff tout est à réactualiser.

Il existe des formations spécifiques "secrétaire de mairie" : parfois c'est mieux de partir en formation et laisser patienter les dossiers Urgents pour être plus opérationnel par la suite.

Conseil : ne pas hésiter à contacter les secrétaires de mairie aux alentours car le réseau c'est une aide précieuse

Bonne continuation
Cordialement